Wie, wie oft und an wen schreibe ich eine Pressemitteilung?

Es gibt bestimmte Regeln, an die Sie sich unbedingt halten sollten, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben. Denn Sie möchten ja, dass sie nicht auf dem großen Haufen für die blaue Tonne landet, sondern gelesen und – im besten Fall – veröffentlicht wird. Was also müssen Sie beachten, wenn sie eine Pressemitteilung für eine  Flüchtlingsinitiative schreiben?

Wie schreibe ich eine Pressemitteilung?

  1. Haben Sie etwas mitzuteilen?
    Grundsätzlich gilt: schreiben Sie nur eine Pressemitteilung, wenn Sie auch wirklich etwas mitzuteilen haben. Dazu zählen z. B. ein Aufruf für neue Helfer_innen oder für Sach- und Geldspenden; eine Veranstaltung; ein (vorübergehender) Annahmestopp für Sachspenden; eine Neuigkeit wie z. B. ein Umzug in neue Räumlichkeiten, neue Öffnungszeiten, die Einrichtung eines Café International usw.
  2. Treffende Überschrift
    Fassen Sie in der Überschrift das zusammen, was im Text folgt, z. B. „Flüchtlingsinitiative sucht dringend neue Helfer_innen für Sprachkurse“ oder „Neues Café International als Treffpunkt für Geflüchtete und Einheimische“ oder „Bis auf Weiteres keine Kleiderannahme mehr möglich“ bzw. „Kleiderspenden wieder möglich!“ oder „Benefizkonzert zugunsten Erstaufnahmeeinrichtung“.
  3. Zusammenfassung im ersten Absatz
    Im ersten Absatz der Pressemitteilung sollten Sie das, was Sie danach etwas ausführlicher beschreiben, kurz zusammenfassen. Kurz heißt, in ein bis drei Sätzen. Wenn Sie es schaffen, in diesem Absatz schon die Antworten auf alle W-Fragen mit einzubauen, dann freuen sich die Redaktionen besonders. Diese W-Fragen sind:
    Wer? – Ihre Initiative, die Bands WX und YZ, Firma Sowieso
    Was? – z. B. Spendenannahmestopp, Suche nach Helfer_innen, Benefizkonzert
    • Wann? – Zeitraum oder Datum und Uhrzeit oder „bis auf Weiteres“
    • Wo? – Angabe des Ortes (hier noch ohne Adresse), z. B. Vereinsheim, Turnhalle, Dorfplatz, Marktplatz
    • Wie? – z. B. in Zusammenarbeit mit anderen Gruppen, mit Unterstützung der Bürgermeisterin oder Firma XY, als Open-Air-Konzert oder mit einem Marktstand
    • Warum? – z. B. weil viele Helfer_innen an Grippe erkrankt sind, weil die Kleiderkammer schon wieder leer (oder voll) ist oder weil Geld für Teddys, Wörterbücher o. A. benötigt wird
    • Sie müssen diese Fragen aber nicht zwingend in dieser Reihenfolge abarbeiten. Und es ist nicht so schlimm, wenn das Wie oder Warum im ersten Absatz fehlt.
  4. Etwas ausführlichere Beschreibung Ihres Vorhabens
    • Nun können Sie etwas ausführlicher beschreiben, was Sie vorhaben. Formulieren Sie sachlich, in kurzen Sätzen (keine verschachtelten Nebensätze), verzichten Sie auf Klischees und Allgemeinplätze, und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen, die zum Verständnis nötig sind. Welche Technik eine Band fürs Benefizkonzert anschleppt, ist z. B. unwichtig, es sei denn, sie macht grandiose Videoinstallationen zur Musik (oder umgekehrt).
    • Diese Beschreibung sollte nicht länger als eine (besser: eine halbe bis Dreiviertel-) Seite lang sein.
  5. Pressekontakt
    Danach sollte in einem separaten Absatz Ihr_e Ansprechpartner_in für die Presse stehen. Achten Sie darauf, dass Telefonnummer und E-Mail richtig geschrieben sind. Geben Sie nur die Kontaktdaten an, unter denen Sie auch wirklich erreichbar sind bzw. die sie täglich mindestens einmal abrufen.
  6. Infobox
    Sie erleichtern den Journalist_innen die Arbeit noch etwas mehr, wenn Sie am Schluss eine kleine Infobox oder einen Absatz dransetzen, wo in Stichworten grundlegende Daten über Ihre Initiative stehen: Name, Vorsitzende_r, Gründungsjahr, Inhalte der Arbeit, Anzahl der (aktiven) Mitglieder/Helfer_innen, URL der Website usw.
    • Sollten Sie Fotos mitschicken, dann sollten Sie hier auch unbedingt erwähnen, wer die Urheberrechte an ihnen hat. Klären Sie vorher auf jeden Fall, dass Sie die Fotos benutzen dürfen bzw. dass die abgebildeten Menschen mit einer Veröffentlichung einverstanden sind. (Ausnahme: Wenn Sie eine große Gruppe Menschen bei einer Ihrer öffentlichen Veranstaltungen geknipst haben, müssen Sie nicht alle einzeln fragen.) S. dazu diesen Beitrag.
  7. Rechtschreibprüfung
    Sämtliche Schreibprogramme können heute eine Rechtschreibprüfung durchführen. Helfen Sie den Redaktionen, indem Sie diese Prüfung vor Absenden der Pressemitteilung unbedingt durchführen. Es dauert nur wenige Sekunden und macht Ihre Mitteilung leserlicher.
  8. Layout
    • Schreiben Sie Ihre Pressemitteilung in ganz schlichter Schrift (z. B. Times oder Helvetica). Verzichten Sie auf Schnörkeliges und auf Fett- oder Kursivschreibungen und Unterstreichungen im Text. Fett sollten nur die Überschrift und der erste Absatz sein.
    • Beschränken Sie sich auf eine Schriftgröße. Nur die Überschrift sollte größer sein.
    • Seien Sie sparsam mit den Ausrufezeichen. In der Regel genügt eins – meistens kommt man auch ganz ohne sie aus.
  9. Tipps
    • Ihre Pressemitteilung wird deutlich interessanter, wenn Sie Zitate z. B. von Ihren Vorsitzenden, einer Helferin oder einem Flüchtling zum betreffenden Thema einbauen. Bitten Sie sie z. B. um einen Satz zum „Warum“ Ihrer Mitteilung.
    • Verwenden Sie Aktiv statt Passiv: statt „Für das leibliche Wohl wird gesorgt“ (was ohnehin ein schrecklicher Satz ist) schreiben Sie „Die Bäckerei ‚Zum lustigen Törtchen‘ spendiert uns belegte Brötchen, und die Metzgerei ‚Das weinende Kalb‘ sponsert eine Gulaschkanone.“
    • Verzichten Sie auf eine werberische Sprache. Bleiben Sie sachlich, beschreiben Sie die Fakten und lassen Sie alle Selbstbeweihräucherungen wie „Für unser großartiges Engagement erhielten wir ganz großes Lob vom Bürgermeister“ lieber sein. Besser wäre da: „Der Bürgermeister dankte unserer Initiative und fügte hinzu: ‚Ich muss zugeben, dass wir ohne Ihre ehrenamtliche Arbeit überhaupt nicht klarkämen.’“ Wenn Sie Worte wie „großartig“, „toll“ usw. wählen möchten, dann sollten diese möglichst nur im Rahmen der Zitate fallen.

Wie oft schreibe ich eine Pressemitteilung?

Oben habe ich geschrieben, dass Sie nur dann eine Pressemitteilung schreiben sollten, wenn Sie auch wirklich etwas zu vermelden haben. Nun mag es sein, dass täglich etwas tolles Neues passiert, doch sollten Sie dann auswählen, was davon das tollste Neue ist und nur dies als Meldung schicken. Die anderen tollen Dinge können Sie im Text ggf. noch kurz und sachlich erwähnen.

Wenn Sie Zweifel haben, wie oft vielleicht zu oft ist und ab wann Sie den Redaktionen möglicherweise auf die Nerven gehen, dann fragen Sie dort einfach nach. Bei der Gelegenheit können Sie auch erfahren, welche Pressemitteilungen die größte Chance haben, auch veröffentlicht zu werden, und welche Informationen die Redaktion genau benötigt.

An wen schicke ich die Pressemitteilung?

Das kommt darauf an, was Sie mitteilen. Die meisten Flüchtlingsinitiativen arbeiten lokal, d. h. es kommen sämtliche Lokalzeitungen (Print und online), Lokalblogs, lokale Radio- und Fernsehstationen infrage. Fragen Sie dort telefonisch nach, an wen Sie die Pressemitteilungen senden dürfen.

Sollten Sie vom Sport oder aus dem Kindergarten Ihrer Tochter eine_n Journalist_in kennen, sind die nicht automatisch die richtigen Adressat_innen. Aber sie können Ihnen Ihnen raten, an wen Sie sich wenden können.

Im Zweifel schicken Sie die Pressemitteilung an die im Internet genannte Zentraladresse des Mediums. Doch oftmals, wenn auch meist ein bisschen versteckt, finden Sie genauere E-Mail-Adressen, z. B. zur Lokalredaktion. In manchen Zeitungen stehen die Lokalredakteur_innen sogar mitsamt E-Mail-Adresse unter ihren Artikeln.

Versenden Sie die Mitteilung am besten per E-Mail. Sie können sie als Text-Dokument oder, was besser ist, als PDF-Datei schicken (die meisten Word-Programme können heute PDF-Dateien erzeugen). Wenn Sie Fotos mitsenden, dann müssen Sie sie nicht auf 500 Pixel o. Ä. verkleinern. Die Postfächer der Medien können heute ohne Weiteres viele MB ertragen, ohne gleich zusammenzubrechen. Schicken Sie sie in Originalgröße, aber mindestens in 1.800 px Breite oder Höhe. Und schicken Sie nur scharfe Fotos – es sei denn, im Unscharfen steckt irgendeine Sensation.

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